Współczesne polskie budownictwo znajduje się w fazie intensywnej cyfryzacji, której kluczowymi elementami są elektroniczny dziennik budowy oraz system e-doręczeń. Te innowacyjne rozwiązania technologiczne nie tylko upraszczają procedury administracyjne, ale również wprowadzają fundamentalne zmiany w sposobie dokumentowania procesów budowlanych i komunikacji z organami publicznymi.
Elektroniczny dziennik budowy został wprowadzony na podstawie ustawy z dnia 7 lipca 2022 roku o zmianie ustawy Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw. System ten funkcjonuje od 27 stycznia 2023 roku, choć jego stosowanie pozostaje na razie dobrowolne. Szczegółowe zasady funkcjonowania EDB określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 22 grudnia 2022 roku w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy.
Zgodnie z art. 47a ust. 1 Prawa budowlanego, dziennik budowy stanowi urzędowy dokument przeznaczony do rejestrowania przebiegu robót budowlanych oraz zdarzeń i okoliczności zachodzących w toku wykonywania robót budowlanych, mających znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości wykonywania tych robót.
Istotną cechą obecnego stanu prawnego jest fakultatywność systemu elektronicznego. Inwestor może wybierać między formą papierową a elektroniczną dziennika budowy. Decyzja ta ma jednak daleko idące konsekwencje, ponieważ po wyborze określonej formy nie można jej zmieniać w trakcie trwania inwestycji. Jedynym wyjątkiem jest możliwość kontynuowania dziennika papierowego w wersji elektronicznej. Sytuacja ta ulegnie radykalnej zmianie po okresie przejściowym – do 31 grudnia 2029 roku będzie możliwe wydawanie dzienników budowy w formie papierowej, natomiast od 1 stycznia 2030 roku dziennik budowy będzie wydawany wyłącznie w formie elektronicznej.
System EDB dostępny jest pod adresem e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl. Dostęp do elektronicznego dziennika budowy posiadają różne podmioty uczestniczące w procesie budowlanym, w tym inwestor, który może przeglądać i korygować wpisy oraz dodawać uczestników i określać ich uprawnienia, kierownik budowy odpowiedzialny za prowadzenie dziennika, projektant, inspektor nadzoru inwestorskiego, upoważniony przedstawiciel inwestora, geodeta uprawniony wykonujący na terenie budowy czynności geodezyjne oraz upoważnieni pracownicy organów nadzoru budowlanego i innych organów uprawnionych do kontroli.
Kwestią fundamentalną dla praktyki prawnej jest wartość dowodowa dziennika budowy w postępowaniu sądowym. Problem ten był przedmiotem szczegółowej analizy Sądu Najwyższego w wyroku z dnia 16 listopada 2016 roku o sygn. I CSK 795/15. Zgodnie z art. 244 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Jednakże Sąd Najwyższy podkreślił, że dokumenty urzędowe muszą pochodzić od podmiotów prawa publicznego. Kierownik budowy, który zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 1 Prawa budowlanego jest obowiązany do prowadzenia dziennika budowy, nie jest organem władzy publicznej. W konsekwencji, mimo że ustawa określa dziennik budowy jako “urzędowy dokument”, nie korzysta on z domniemania prawdziwości przewidzianego w art. 244 k.p.c..
Mimo braku domniemania prawdziwości, dziennik budowy zachowuje istotną wartość dowodową w postępowaniu sądowym. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 21 października 2016 roku (sygn. VII Ga 228/16) stwierdził, że “moc dowodowa dziennika budowy jako dokumentu urzędowego nie jest jednak absolutna. Fakt dokonania wpisów w dzienniku budowy nie stanowi bowiem niepodważalnego dowodu na to, iż roboty zostały zakończone”. Jednocześnie jednak sąd uznał, że dokumenty te posiadają szczególną wartość dowodową ze względu na swój urzędowy charakter i znaczenie w procesie budowlanym.
Równolegle z elektronizacją dziennika budowy rozwija się system e-doręczeń, który stanowi cyfrową formę komunikacji między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną, będącą elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. System ten został uregulowany przede wszystkim w ustawie z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych oraz rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.
E-doręczenia wdrażane są etapowo zgodnie z precyzyjnym harmonogramem. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń obejmuje podmioty publiczne oraz nowo rejestrowanych przedsiębiorców w KRS i CEiDG. Szczególnie istotny dla praktyki gospodarczej jest termin 1 kwietnia 2025 roku, do którego wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed końcem 2024 roku muszą założyć skrzynkę do e-doręczeń. Kolejne etapy obejmują podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG, dla których terminy są rozłożone na późniejszy okres, z pełnym wdrożeniem planowanym na 1 października 2029 roku.
Istotnym elementem systemu e-doręczeń jest Publiczna Usługa Hybrydowa, przeznaczona dla osób wykluczonych cyfrowo lub niepodlegających jeszcze obowiązkowi posiadania adresu do e-doręczeń. W ramach tej usługi podmiot publiczny wysyła dokumenty elektronicznie, operator publiczny, którym jest Poczta Polska, drukuje i kopertuje przesyłkę, a następnie dokument doręczany jest w sposób tradycyjny, przy czym wydruk ma walory oryginału dokumentu.
Terminy w postępowaniu administracyjnym reguluje art. 57 Kodeksu postępowania administracyjnego, który ustanawia podstawowe zasady liczenia terminów. Jeśli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło, natomiast upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu, podobnie terminy w miesiącach i latach. Szczególnie istotną regulacją jest art. 57 § 4 k.p.a., zgodnie z którym jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.
W postępowaniu administracyjnym wyróżnia się różne rodzaje terminów. Ze względu na podmiot wyznaczający dzielą się one na terminy ustawowe, ustalane przez ustawodawcę, oraz terminy urzędowe, ustalane przez organ administracyjny. Ze względu na skutki prawne występują terminy zawite, których przekroczenie powoduje nieważność czynności, oraz terminy instrukcyjne, których nieprzestrzeganie nie wpływa na ważność czynności. Istotnym mechanizmem ochrony stron postępowania jest instytucja przywracania terminów zawite może zostać przywrócony pod warunkiem spełnienia trzech przesłanek określonych w art. 58 k.p.a.: uprawdopodobnienia braku winy zainteresowanego w uchybieniu terminu, wniesienia prośby o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia oraz równoczesnego dokonania czynności, dla której był przewidziany termin.
Fikcja doręczenia stanowi szczególną konstrukcję prawną uregulowaną w art. 44 k.p.a., która znajduje zastosowanie również w postępowaniach przed organami administracji architektoniczno-budowlanej. Przesłankami zastosowania fikcji doręczenia są niemożność dokonania doręczenia w sposób przewidziany w art. 42 i 43 k.p.a., dwukrotne awizowanie przesyłki oraz nieodebranie przesyłki w wyznaczonym terminie. Skutkiem prawnym jest uznanie doręczenia za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu przechowywania pisma na poczcie. Mimo że w rzeczywistości doręczenia nie ma, przepis nakazuje przyjąć takie skutki prawne, jakby doręczenie nastąpiło.
Kwestia dostępu do dziennika budowy w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej była przedmiotem licznych orzeczeń sądów administracyjnych. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 12 października 2023 roku (IV SAB/Wr 179/23) zajął stanowisko, że dziennik budowy jest dokumentem urzędowym, zawierającym informację publiczną, jeśli inwestycja jest realizowana przez podmiot publiczny. Sądy administracyjne wskazują, że dziennik budowy podlega udostępnieniu na zasadach ustawy o dostępie do informacji publicznej, gdy inwestorem jest podmiot realizujący zadania publiczne, dokumentacja związana z procesami inwestycyjnymi znajduje się w posiadaniu organu publicznego oraz dotyczy inwestycji finansowanych ze środków publicznych. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził to stanowisko, oddalając skargę kasacyjną burmistrza.
Wprowadzenie elektronicznych rozwiązań w budownictwie przynosi liczne korzyści, w tym dostępność 24/7 z dowolnego miejsca z dostępem do internetu, oszczędność czasu i kosztów dzięki eliminacji papierowej dokumentacji, przejrzystość poprzez uporządkowane chronologicznie wpisy, ekologiczność jako rozwiązanie przyjazne dla środowiska oraz bezpieczeństwo danych poprzez ochronę przed utratą czy nieuprawnionym dostępem. Jednocześnie proces cyfryzacji wiąże się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak wykluczenie cyfrowe niektórych uczestników procesu budowlanego, konieczność adaptacji do nowych technologii, potrzeba szkolenia pracowników organów administracji oraz zapewnienie ciągłości systemów informatycznych.
Systemy elektroniczne stosowane w budownictwie muszą spełniać określone wymagania techniczne, obejmujące bezpieczeństwo rozumiane jako zapewnienie poufności, integralności i dostępności danych, funkcjonalność umożliwiającą dokonywanie wszystkich wymaganych wpisów i podpisywania elektronicznego oraz interoperacyjność, czyli kompatybilność z innymi systemami informatycznymi.
Cyfryzacja polskiego budownictwa, obejmująca wprowadzenie elektronicznego dziennika budowy i systemu e-doręczeń, stanowi istotny krok w kierunku modernizacji procesów administracyjnych. Elektroniczny dziennik budowy stanie się obowiązkowy od 2030 roku, dlatego warto już teraz zapoznać się z jego funkcjonalnościami. System e-doręczeń wdrażany jest etapowo, przy czym podmioty publiczne mają okres przejściowy do końca 2025 roku. Dziennik budowy zachowuje swoją wartość dowodową, choć nie korzysta z domniemania prawdziwości dokumentów urzędowych. Przestrzeganie terminów w postępowaniu administracyjnym pozostaje kluczowe, niezależnie od formy komunikacji, natomiast fikcja doręczenia stanowi ważny mechanizm zapewniający sprawność postępowania administracyjnego. Uczestnicy procesu budowlanego powinni przygotować się na nadchodzące zmiany, inwestując w odpowiednie rozwiązania technologiczne i szkolenia pracowników, podczas gdy organy administracji publicznej muszą zapewnić sprawne funkcjonowanie nowych systemów oraz odpowiednią edukację społeczną w zakresie korzystania z elektronicznych narzędzi.
MASZ PYTANIA LUB WĄTPLIWOŚCI? ZADZWOŃ LUB ZOSTAW SWÓJ NUMER!
+48 696 097 787
Oferujemy możliwość konsultacji on-line oraz porad prawnych przez internet, dostosowując się do Państwa potrzeb i preferencji.
Skontaktuj się z nami, aby wspólnie dobrać odpowiedni termin porady on-line, dostosowany do Państwa wymagań i wygody.
